Hamparan boleh menjadi permulaan yang sesuai
Pasukan kecil dengan proses kerja yang mudah mungkin dah cukup dengan menggunakan fail hamparan (spreadsheet) bersama. Fail yang semakin besar atau melihat bisnes lain menggunakan platform khas bukanlah alasan tunggal untuk membeli sistem baharu. Sebaliknya, kenal pasti masalah berulang yang betul-betul menjejaskan kerja harian anda.
Tetapkan dulu maksud setiap rekod, siapa yang perlu mengemas kini dan ruangan maklumat (medan) yang wajib diisi. Membeli sistem baharu tidak akan menyelesaikan proses kerja yang kabur kalau tiada siapa yang bertanggungjawab ke atas langkah seterusnya.
Perhatikan serahan antara peringkat
Apa yang berlaku selepas sebut harga diterima? Adakah butiran pelanggan terpaksa disalin semula ke dalam fail lain? Adakah pasukan operasi dimaklumkan? Bolehkah bahagian kewangan mengenal pasti sebut harga yang betul bila bayaran masuk?
Kerja menyalin data berulang kali, versi maklumat yang bercanggah dan tiada pemilik tugas yang jelas ialah petunjuk yang perlu anda semak. Rekodkan contoh masalah sebenar yang berlaku sepanjang seminggu bekerja, bukannya terus membeli perisian semata-mata kerana urusan terasa berserabut.
Anggarkan usaha penyediaan bersama harga
Senaraikan data yang perlu dipindahkan, pengguna yang memerlukan akses dan tugas harian yang perlu dipelajari oleh pasukan. Tentukan rekod lama mana yang boleh disimpan sebagai arkib sahaja. Jangan anggap fi penyediaan sistem merangkumi kerja pembersihan data, integrasi atau latihan tanpa had.
Minta skop bertulis yang menyatakan modul, pembahagian tanggungjawab, panduan permulaan sistem, kos berterusan dan sokongan teknikal. Sahkan juga cara untuk mengeksport data serta perkara yang akan berlaku kalau servis dihentikan.
Uji satu aliran kerja lengkap
Sebelum memindahkan semua operasi, uji dulu satu aliran penuh daripada contoh pertanyaan pelanggan sampailah ke sebut harga, kerja yang diterima dan rekod bayaran. Masukkan sekali situasi pembetulan atau bayaran separa supaya ujian itu mencerminkan cabaran kerja yang sebenar.
Gunakan hasil ujian tadi untuk menilai kesesuaian sistem. Kalau proses kerja sebenarnya lebih mudah dibuat di dalam hamparan (spreadsheet) sedia ada, kemaskan fail itu dulu. Demo ArifLab menggunakan rekod rekaan supaya anda boleh meneroka aliran kerja tanpa sebarang komitmen atau perlu memuat naik data pelanggan.