Mesej masuk belum bermakna prospek sudah diurus
Bila semua pertanyaan dibiarkan di dalam WhatsApp, mesej baharu mudah menolak pertanyaan lama ke bawah. Fungsi label memang membantu untuk mencari perbualan, tetapi anda masih perlukan rekod untuk tahu siapa yang sedang menunggu jawapan dan tindakan apa yang perlu dibuat.
Mulakan dengan senarai pertanyaan. Fail hamparan (spreadsheet) dah memadai untuk membina tabiat ini. Gunakan satu rekod untuk setiap peluang kerja, bukannya untuk setiap mesej. Pelanggan yang sama mungkin ada dua projek dengan skop dan tarikh yang berbeza.
Rekod perkara yang membantu tindakan
Contohnya, seorang pelanggan bertanya tentang servis fotografi untuk 20 November. Rekodkan nama atau rujukan pelanggan, servis yang diminta, tarikh acara, status dan siapa yang menguruskannya. Tindakan seterusnya mungkin ‘semak kekosongan tarikh dan hantar pakej esok’.
Jangan salin keseluruhan perbualan atau kumpul maklumat peribadi yang tak diperlukan. Simpan ringkasan kerja dan butiran hubungan yang diperlukan untuk urusan tersebut sahaja.
Gunakan status yang menggambarkan keputusan
Mulakan dengan status Pertanyaan baharu, Layak, Sebut harga dihantar, Susulan, Diterima, Ditolak dan Kemudian. Status Layak bermakna keperluan pelanggan dah difahami dan kesesuaiannya dah dinilai; ia bukannya jaminan bahawa pelanggan akan membeli.
Bezakan status Kemudian daripada Ditolak. Pelanggan yang nak sambung perbincangan pada bulan depan memerlukan tarikh semakan semula, manakala pelanggan yang memilih penyedia lain memerlukan rekod sebab penutupan. Kedua-duanya tak sepatutnya memenuhi senarai kerja harian yang sama.
Semak senarai, kemudian balas mesej
Luangkan beberapa minit pada awal pagi untuk menyemak pertanyaan baharu dan tindakan susulan yang dah sampai masanya. Balas melalui saluran yang dipersetujui, kemudian kemas kini rekod. Hormati permintaan pelanggan yang tidak mahu dihubungi lagi.
Bila senarai anda mula melibatkan sebut harga, tugasan dan bayaran, barulah nilai sama ada anda perlukan aliran kerja yang menghubungkan semuanya. Cuba modul Prospek di dalam demo Flow; datanya ialah rekaan dan tidak dihantar kepada pelanggan sebenar.