Dokumen berbeza membantu keputusan berbeza
Sebut harga mencadangkan skop kerja dan harga sebelum pelanggan bersetuju. Invois pula meminta bayaran bagi kerja atau peringkat projek yang dah dipersetujui. Menghantar sebut harga semata-mata tidak membuktikan bahawa kerja itu dah diluluskan, diserahkan atau dibayar.
Contohnya, seorang pereka menyediakan sebut harga RM1,200 untuk projek logo dengan skop yang jelas. Pelanggan mungkin meminta beberapa perubahan sebelum bersetuju. Simpan versi yang dah dipersetujui beserta rekod penerimaan supaya pasukan anda tidak buat kerja berdasarkan cadangan yang lama.
Pastikan sebut harga boleh digunakan
Masukkan butiran yang cukup supaya pelanggan faham kandungannya dan pasukan anda jelas cara untuk melaksanakannya. Penerangan yang kabur seperti ‘servis reka bentuk’ mudah menimbulkan jangkaan yang berbeza tentang bilangan semakan, fail dan tarikh akhir.
Nyatakan perkara yang tidak termasuk dan syarat-syarat berkaitan bersama harga. Kalau lesen luaran, caj penghantaran atau semakan tambahan dikira berasingan, jelaskan cara ia diuruskan sebelum pelanggan bersetuju.
Penerimaan perlu diikuti serahan kerja
Bila pelanggan bersetuju, rekodkan versi sebut harga yang diterima dan langkah seterusnya. Tetapkan siapa pemilik kerja, persetujui jadual dan buat rekod tugasan atau projek. Kekalkan pautan yang jelas antara sebut harga dengan tugasan tersebut.
Kalau skop kerja berubah, tetapkan skop dan harga yang baharu bersama pelanggan, bukannya mengubah rekod asal secara senyap. Sejarah rekod akan membantu kedua-dua pihak faham perkara sebenar yang dah diluluskan.
Asingkan pengebilan daripada bukti bayaran
Invois bukannya resit, dan tangkap layar (screenshot) bayaran bukannya pengesahan wang dah diterima. Semak akaun bank berkaitan sebelum menandakan bayaran dah disahkan. Rekodkan jumlah, tarikh dan nombor rujukan supaya bayaran separa mudah diselaraskan.
Kewajipan cukai, SST dan e-Invois bergantung pada jenis bisnes dan syarat semasa. Panduan aliran kerja ini tidak mengesahkan pematuhan undang-undang; sila semak garis panduan terkini daripada LHDN atau JKDM, atau rujuk penasihat anda. Demo sebut harga Flow hanya menunjukkan rekod operasi yang saling berpaut, bukannya servis penghantaran e-Invois.