Penerimaan ialah permulaan pelaksanaan
Bahagian jualan dan pasukan pelaksanaan sering melihat pelanggan yang sama daripada sudut yang berbeza. Pelanggan mungkin dah bersetuju dengan sebut harga di dalam mesej, sedangkan pasukan pelaksanaan masih melihat rekod itu sebagai pertanyaan yang belum dijawab. Proses serahan dalaman yang ringkas akan menghubungkan keputusan pelanggan itu terus dengan kerja sebenar.
Tetapkan siapa yang bertanggungjawab memulakan tugasan tersebut. Mereka perlu mudah mencari skop yang dah diterima, keperluan berkaitan dan tindakan pertama tanpa perlu membaca semula keseluruhan perbualan mesej.
Serahkan keputusan, bukan seluruh sejarah mesej
Ringkaskan hasil kerja yang dah diluluskan untuk diserahkan, perkara yang tidak termasuk, tarikh akhir dan perkara yang perlu disiapkan dulu. Masukkan nombor rujukan dan versi sebut harga. Kalau jadual kerja bergantung pada bahan daripada pelanggan, nyatakan bahan apa yang diperlukan dan siapa yang perlu memintanya.
Contohnya, menulis tugas sebagai ‘sediakan laman web’ terlalu kabur. Sebaliknya, arahan seperti ‘minta teks yang dah diluluskan dan gambar produk sebelum hari Selasa; sahkan jadual pembangunan selepas bahan diterima’ memberi langkah tindakan yang jelas kepada pemilik tugas.
Asingkan kerja, soalan dan wang
Gunakan status tugasan untuk memantau perkembangan kerja yang perlu diserahkan. Rekodkan soalan yang belum terjawab sebagai tugas lengkap dengan pemilik dan tarikhnya. Asingkan status bayaran yang dah disahkan supaya bayaran deposit awal tidak menyebabkan kerja itu tertanda sebagai dah selesai secara tidak sengaja.
Bila ada sebarang perubahan, simpan sebab dan rekod kelulusannya. Permintaan kerja tambahan daripada pelanggan perlu melalui pengesahan skop dulu, bukannya ditambah secara senyap ke dalam senarai tugas pasukan.
Semak serahan pertama bersama
Untuk aliran kerja yang baharu, semak satu sebut harga yang dah diterima bersama staf yang akan menjalankan kerja tersebut. Tanya apa maklumat yang masih kurang dan sama ada langkah seterusnya cukup jelas. Kemaskan senarai semak itu dulu sebelum menggunakannya untuk semua tugasan lain.
Demo tugasan Flow membolehkan anda menilai contoh rekod rekaan yang saling bersambung. Penyediaan sistem yang sesuai bergantung pada proses kerja dan pakej pilihan anda; kita boleh bincangkan keperluan modul dan skop permulaan sebelum anda memilih sistem.